Profile photo of david47e

PENILAIAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI INSOURCING DAN OUTSOURCING

PENILAIAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

INSOURCING DAN OUTSOURCING

oleh:

David Nathanael Sutyanto.  P056131624.47E

 

Dosen Pengajar : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

 

Program Studi Pascasarjana

Magister Manajemen Bisnis

Institut Pertanian Bogor

Januari, 2014

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1 Latar belakang

Saat ini di era globalisasi ini para pelaku usaha dituntut untuk dapat terus mampu beradaptasi dan berinvoasi dalam mengembangkan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi pemimpin di kelasnya. Untuk itu, sebuah organisasi perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam pengembangan sistem informasi,  hal tersebut disebabkan oleh pada saat ini hampir semua bentuk dari kegiatan dalam perusahaan menggunakan teknologi sistem informasi, teknologi SI dapat membuat suatu sistem yang rumit menjadi lebih mudah, sehingga kinerja menjadi lebih efektif.

Sistem informasi sangat membantu perusahaan dalam mengolah dan menyimpan data. Serta membantu para pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan, seperti mengidentifikasi masalah peramalan bisnis. Sistem informasi manajemen adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dn terkoordinasi secara terpadu yang mampu mentransformasikan data sehingga menjadi informasi. Teknologi yang semakin berkembang. Yang semakin hari semakin muncul teknologi baru menjadi suatu tantangan tersediri bagi sautu perusahaan untuk dapat mengadopsi sistem tersebut dalam kegiatan bisnisnya.

Dalam mengaplikasikan sistem informasi ke dalam perusahaan terdapat beberapa pendekatan yang bisa dilakukan. Diantaranya yaitu insourcing, dan outsourcing. Namun keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan baik menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan. Perusahaan yang melakukan outsourcing mempunyai beberapa alasan diantarannya untuk penyederhanaan terhadap beban pekerjaan sehingga dapat fokus melakukan  aktivitas utama dari bisnisnya,  meningkatkan sumber daya dibagian operasional yang dapat meningkatkan produksi dan output serta memberikan dukungan tambahan kepada manajemen organisasi untuk meningkatkan efektivitas biaya melalui efisien secara keseluruhan operasi.

Pada makalah ini saya mencoba untuk membahas tentang alasan-alasan mengapa perusahaan melakukan outsourcing, bagaimana keuntungan dan kelemahan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan insourcing serta hal-hal apa yang harus diperhatikan dalam penerapan outsourcing.

 

1.2       Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan dari makalah ini adalah untuk mengetahui keuntungan dan kelemahan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan insourcing serta hal-hal apa yang harus diperhatikan dalam penerapan outsourcing.

 


 

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

 

2.1.  Sistem Informasi Manajemen

Menurut O’Brien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang,hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005).

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

 

Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :

•        Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

•        Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

•        Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

 

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).


2.2 Keuntungan Penerapan Sistem Informasi

•           Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

•           Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.

•           Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

 

2.3  Insourcing

Insourcing adalah perusahaan menfasilitasi karyawan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dengan tujuan mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan. Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Kaitan antara IT dengan Insourcing adalah pendelegasian dari suatu pekerjaan ke pihak yang lebih ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.

 

 


2.4 Outsourcing

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.

Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.

 


BAB III

PEMBAHASAN

 

 3.1 Implementasi Insourcing

Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan control yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan mengoutsourcingnya

Sedangkan menurut Zilmahram (2009) dalam Setiawati (2010), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:

1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam

perusahaan.

2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi

tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.

3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar

perusahaan.

 

Beberapa keuntungan dari penggunaan Insourcing dalam pengimplementasian dan pengelolaan Sistem Informasi di sebuah perusahaan antara lain:

  1. Karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan karena pada umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
  2. Mudah untuk melakukan modifikasi atau penambahan feature dan pemelihaan terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  3. Kendala terhadap aplikasi strategi dan pengambilan keputusan dalam pengembangan sistem informasi sepenuhnya berada di tangan perusahaan tersebut.
  4. Peningkatan kualitas SDM dimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi perusahaan.
  5. Lebih mudah dalam melakukan pengawasan (security acsess) pada proses pengembangan sistem dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  6. Dalam pengembangannya membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  7. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  8. Dalam jangka panjang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

 

Beberapa kelemahan penggunaan insourcing dalam pengimplementasian dan pengelolaan Sistem Informasi di sebuah perusahaan antara lain:

  1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi-bagi dengan pekerjaan rutin harian.
  2. Keterbatasan jumlah dan kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi.
  3. Resiko kegagalan penerapan Sistem Informasi menjadi tanggung jawab perusahaan sepenuhnya.
  4. Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam mengadaptasi perubahan tersebut sehingga bisa saja menyebabkan teknologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date.
  5. Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan programmer dalam pengembangan sistem informasi perusahaan.
  6. Perusahaan dalam jangka pendek belum bisa merasakan hasil dari pengembangan sistem informasi perusahaan.
  7. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan hal tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan
  8. Pada umumnya penggunaan sumber daya sistem informasi dalam perusahaan belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi (core competency) dalam bidang pengembangan sistem informasi.

 

3.2 Implementasi Outsourcing

Outsourcing sudah tidak dapat dihindari oleh suatu perusahaan karena beberapa manfaat yang didapatkang, seperti penghematan biaya pemeliharaan, perusahaan juga dapat fokus pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya yang tidak dimiliki oleh perusahaan, Rahardjo (2006).

Alasan yang sama juga dikemukakan dalamwww.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik.

Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka.

Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya pada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006).

Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi.

 

Beberapa keuntungan dari penggunaan outsourcing dalam pengimplementasian dan pengelolaan Sistem Informasi di sebuah perusahaan antara lain:

 

  • Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI.
  • Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
  • Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melaluioutsourcing.
  • Dapat mengeksploitasiskill dan kepandaian dari perusahaanoutsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
  • Mempersingkat waktu proses karena beberapaoutsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
  • Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaanoutsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memilikiskill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.
  • Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi

 

Beberapa kerugian dari penggunaan outsourcing dalam pengimplementasian dan pengelolaan Sistem Informasi di sebuah perusahaan antara lain:

 

  • Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.
  • Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.
  • Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
  • Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  • Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
  • Perubahan dalam gaya manajemen.
  • Proses seleksi kerja yang berbeda.
  • Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal

 

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing yaitu :

  • Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  • Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  • Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  • Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  • Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.
  • Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  • Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.
  1. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan.

 

3.3 Contoh Kasus Penerapan Sistem Informasi Pada Perusahaan Sekuritas

Sebuah perusahaan sekuritas di Jakarta membutuhkan sebuah sistem informasi untuk mengolah data keuangan dan data transaksi harian. Sistem tersebut harus mampu melakukan jurnal secara akuntansi seluruh transaksi yang terjadi setiap hari dan membuat arus kas untuk setiap nasabah yang melakukan transaksi di hari tersebut.

Pada awalnya perusahan tersebut ingin membangun sistem secara insource, akan tetapi keterbatasan sumberdaya membuat hal tersebut sulit untuk direalisasikan. Hingga akhirnya perusahaan menunjuk vendor yang telah berpengalaman dalam mengolah data sekuritas.

 

 

Gambar : Fitur yang terdapat pada Security Administration System

 

Seluruh fitur tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan. Dalam hal ini perusahaan harus membayar biaya rutin pertiga bulan sebagai biaya perawatan dan pengembangan sistem. Akan tetapi perusahaan mendapatkan keuntungan berupa sistem yang handal dalam mencatat operasional harian.

 

BAB IV

KESIMPULAN

 

Dari pembahasan diatas terlihat bahwa keunggulan dan kelemahan insourcing dan outsourcing. Apakah lebih baik outsourcing atau insourcing harus kembali di telaah apakah kondisi perusahaan memungkinkan untuk insourcing atau tidak. Selain itu kajian akan keuntungan dan kerugian yang terima bila perusahaan memilih salah satu dari dua pendekatan tersebut. Kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.

Akan tetapi Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi sistem informasi.

 


 

DAFTAR PUSTAKA

 

O’Brien, James. 2005. Management Infromation System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Fifth Edition. McGraw-Hill.

 

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

 

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc.

 

Setiawati, Analisa . 2010 Pengembangan Sistem Informasi : Outsourcing VS Insourcing.  – http://ulyaanisatur.blogspot.com/2013/02/outsourcing-insourcing-dan-co-sourcing.html

 

http://id.scribd.com/doc/39417324/Membandingkan-an-Sistem-Informasi-Secara-Outsourcing-Dan-In-Sourcing

 

http://ferry1002.blog. binusian.org/?p=128.

 

http://rahard.wordpress.com/2006/ 02/25/kesulitan-outsourcing-di-indonesia/.

 

No Comments

Skip to toolbar