Profile photo of david47e

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Oleh:

David Sutyanto

P056131642.47E

Dosen Mata Ajaran : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

Program Studi Pascasarjana

Magister Manajemen Bisnis

Institut Pertanian Bogor

Desember, 2013

 

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

 

1.1 Latar belakang

Saat ini di era globalisasi ini para pelaku usaha dituntut untuk dapat terus mampu beradaptasi dan berinvoasi dalam mengembangkan usahanya. Hal ini sangat diperlukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi pemimpin di kelasnya. Untuk itu, sebuah organisasi perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal seperti pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya khususnya dalam pengembangan sistem informasi,  hal tersebut disebabkan oleh pada saat ini hampir semua bentuk dari kegiatan dalam perusahaan menggunakan teknologi sistem informasi, teknologi SI dapat membuat suatu sistem yang rumit menjadi lebih mudah, sehingga kinerja menjadi lebih efektif.

Sistem informasi sangat membantu perusahaan dalam mengolah dan menyimpan data. Serta membantu para pemangku kepentingan dalam pengambilan keputusan, seperti mengidentifikasi masalah peramalan bisnis. Sistem informasi manajemen adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dn terkoordinasi secara terpadu yang mampu mentransformasikan data sehingga menjadi informasi. Teknologi yang semakin berkembang. Yang semakin hari semakin muncul teknologi baru menjadi suatu tantangan tersediri bagi sautu perusahaan untuk dapat mengadopsi sistem tersebut dalam kegiatan bisnisnya.

Teknologi sistem  informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan. Terdapat beberapa faktor penentu kegagalan dan keberhasilan dari implementasi sistem informasi di suatu perusahaan (O’Brien, 2005).

 

 

1.2       Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan dari makalah ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang menjadi kunci keberhasilan dan kegagalan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan. Tujuan lain yaitu sebagai salah satu tugas dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Program Pascasarjana Magister Manajemen Bisnis IPB.

 

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

 

2.1.  Sistem Informasi Manajemen

Menurut O’Brien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang,hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005).

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :

•           Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

•          Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

•           Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

 

2. 2 Teknologi Informasi

Teknologi informasi (TI) adalah teknologi elektronik untuk akuisis, pengolahan, penyimpanan, produksi dan distribusi informasi (Gunton, 1994 dalam Seminar, 2012). Dalam teknologi informasi melibatkan sistem komputer dan sistem telekomunikasi yang saling berhubungan. Peranan TI dalam organisasi sangat penting. Menurut beberapa pakar TI, Suka atau tidak suka, cepat atau lambat TI akan berpengaruh terhadap bisnis yang kita jalankan; Perusahaan yang tidak mengubah jalan pikirannya terkait TI tidak dapatre-engineer; Pelajaran dari seekor Ulan bahwa biasanya Ulat hijau lebih cepat tumbuh menjadi ulat dewasa (perubahan secara kuantitatif) daripada tumbuh berkembang secara kualitatif menjadi kupu-kupu (O,’Brien, 2005; Hammer; Albrech  dalam Seminar, 2012)

Menurut O’Brien (2005), bisnis dapat mengatasi berbagai ancaman tekanan kompetitif, dengan mengimplementasikan lima strategi kompetitif dasar penggunaan teknologi informasi, yaitu:

1.         Strategi kepemimpinan dalam biaya, dimana perusahaan menjadi produsen produk dan jasa yang berbiaya rendah dalam industri.

2.         Strategi diferensiasi, dimana perusahaan mengembangkan berbagai cara untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa perusahaan dari para pesaingnya atau mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaingnya.

3.         Strategi Inovasi, dimana perusahaan menemukan berbagai cara baru untuk melakukan bisnis.

4.         Strategi pertumbuhan, dimana perusahaan secara signifikan memperluas kemampuan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa, memperluas ke pasar global, melakukan diversifikasi produk dan jasa baru, atau berintegrasi ke dalam produk dan jasa yang berhubungan.

5.         Strategi persekutuan, dimana perusahaan membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan-perusahaan lainnya

 

2.3 Keuntungan Penerapan Sistem Informasi

•           Meningkatkan efisiensi operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.

•           Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.

•           Membangun sumber-sumber informasi strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

 

BAB III

PEMBAHASAN

 

 3.1 Faktor-Faktor Kegagalan Dalam Pembangunan dan Penerapan Sistem Informasi

 

Di dalam buku O’Brien  dan Marakas (2009) terdapat beberapa faktor yang dapat menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang menyebabkan suatu perusahaan gagal dalam menerapan sistem informasi ialah:

  • Kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user
  • Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah
  • inkompetensi secara teknologi

 

Berikut uraian dari poin-poin diatas:

a. Kurangnya tidaknya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang memberikan dukungan, maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia, karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam prosesnya. Dengan adanya sistem informasi akan menyebabkan perubahan pada pengorganisasian pada perusahaan tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan penuh, akan menyebabkan ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran para pegawainya, hal ini pun akan dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi. Oleh karna itu dukungan penuh dari pihak manajemen sangat lah penting dalam menentukan keberhasilan sistem informasi dalam perusahaan.

.

b. Keterlibatan atau input dari end user

Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi serta kepuasan terhadap sistem tersebut.

Melibatakan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi adalah salah satu alternatif yang tepat untuk mendukung keberhasilan sistem informasi pada perusahaan, hal tersebut dikarnakan penguna akan memiliki kempatan untuk dapat mendisain sistem tersebut sesuai dengan kebutuhannya dan memiliki lebih banyak kesempata untuk mengontrol hasilnya, sehingga dengan demikian pada penerapanya akan lebih memudahkan penguna.

Adanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer, hal ini juga dapat menjadi salah satu faktor penyebab kegagalan penerapan sistem informasi.

 

c.  Perencanaan Memadai

Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai aspek, oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika suatu pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan perencanaan yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya  keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Tanpa adanya perancanaan yang memadai penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang sia-sia. Pada kenyataannya sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif  terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

 

d. Inkompetensi secara Teknologi

Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia  sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan.

Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.

 

3.2 Faktor-Faktor Keberhasilan Dalam Pembangunan dan Penerapan Sistem Informasi

 

Faktor-faktor  yang menyebabkan suatu orgnisasi sukses dalam menerapkan sistem informasi  ialah:

  • Adanya dukungan dari manajemen eksekutif
  • Keterlibatan end user
  • Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas
  • Perencanaan yang matang
  • Harapan perusahaan yang nyata

 

Perlu diperhatikan hal-hal apa saja yang mendukung keberhasilan pembangunan dan penerapan suatu sistem informasi itu sendiri. Keberhasilan penerapan sebuah sistem informasi sangat bergantung pada sistem apakah yang dibangun oleh perusahaan, apakah sistem ini mampu mengadaptasi kebutuhan perusahaan, mudah digunakan dan mampu menyajikan segala jenis informasi yang diperlukan. Berikut beberapa faktor yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan sistem informasi :

1.         Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi

Dengan penggunaan yang tinggi, artinya sistem informasi yang dibangun memiliki manfaat yang sesuai dengan kebutuhan para user (dalam hal ini pegawai perusahaan) sehingga mereka menggunakan sistem ini secara sering.

2.Kepuasan para pengguna terhadap sistem

Dengan semakin meningkatnya kepuasan para user terhadap sistem yang dibangun, maka hal itu mengindikasikan bahwa sistem tersebut telah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan merupakan indikasi keberhasilan dari sistem. Karena tidak mungkin sistem yang ada dianggap berhasil jika dalam implementasinya banyak terjadi keluhan dari para penggunanya.

3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi & staff dari sistem informasi

Jika para pengguna memiliki sikap yang positif terhadap sistem yang ada, maka hal tersebut merupakan indikasi keberhasilan yang kuat. Karena tidak mungkin para pengguna memiliki sifat yang positif jika sistem yang ada tidak memberi dampak yang positif serta sesuai dengan yang dibutuhkan.

 

BAB IV

KESIMPULAN

4.1 Kesimpulan

Dalam implementasi system informasi perusahaan atau organisasi harus memperhatikan beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan dan kegagalan penerapan atau implementasi sistem informasi. Beberapa faktor tersebut ialah: keterlibatan pengguna, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan, inkompetisi secara teknologi, dan harapan yang nyata serta faktor-faktor lainnya.

 

4.1  Saran

Implementasi sistem informasi perusahaan atau organisasi sebaiknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tidak sesuai dengan kebutuhan maka akan terjadi ketidakefesienan dan ketidakefektifan informasi, yang akan menyababkan kerugian perusahaan. Agar tidak terjadi hal seperti itu, maka sebaiknya perusahaan atau organisasi melakukan perencanaan sebaik-baiknya.

 

Daftar Pustaka

E. Gani, Kemal. 2003. Investasi Rp Trilunan Itu Masih Bisa Diselamatkan. SWA 02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003

O’Brien, James. 2005. Management Infromation System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Fifth Edition. McGraw-Hill.

O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.

Sugiarsono, Joko. 2003. Potret Kebingungan Investasi TI. SWA 02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003

 

No Comments

Skip to toolbar